Através do estudo de caso seguinte, exploramos a importância dos sistemas de controlo de gestão na mitigação dos riscos económicos e/ou financeiros e na promoção da sustentabilidade de uma organização.

O caso ilustra como a inexistência de processos de Controlo de Gestão pode reduzir significativamente a rentabilidade e é, frequentemente, responsável pela insolvência das Empresas, mesmo quando são economicamente viáveis.

Contexto

Os Gestores de uma PME sólida na área da Construção Civil, com vários anos de atividade, enfrentavam obstáculos vários na gestão das suas operações.

Ao longo dos anos, devido aos Resultados Positivos, crescimento das vendas e à facilidade de acesso ao Crédito Bancário, a resolução destes problemas nunca foi considerada uma prioridade, colocando agora em sério risco o futuro da Organização.

Se estes problemas não fossem resolvidos rapidamente, a Empresa arriscava chegar um ponto de rutura financeira assim que o acesso ao crédito fosse dificultado, aumentasse o seu Custo ou a adjudicação de novas obras diminuísse em resultado de uma crise económica ou alterações no mercado.  

Entre os principais problemas, destacam-se:

1. Falta de Controlo dos Materiais usados nas obras: não havia um controlo fidedigno dos materiais usados em cada obra, o que impedia o cálculo real da rentabilidade por obra e o acompanhamento dos respetivos desvios, para além do risco de furto. Era perfeitamente possível que muitos dos Projetos acabassem por ter prejuízo, sem que ninguém na organização se apercebesse;

2. Stock excessivo: havia um excesso de stock em armazém, resultado de uma política de compras demasiadamente ambiciosa e mal planeada, o que levou à acumulação de materiais que acabavam por não ser utilizados e cujo valor se foi reduzindo ao longo do tempo. Esta facto fez com que a empresa acabasse por ter de registar uma imparidade nas existências de vários milhares de Euros, ameaçando a prazo o seu Capital Próprio;

3. Tesouraria cronicamente deficitária: apesar do Resultados serem positivos e praticamente não haver investimento, a tesouraria era quase sempre deficitária, obrigando a empresa a recorrer recorrentemente a crédito adicional.

Cientes destas lacunas, os seus Gestores procuraram encontrar soluções, o que levou à implementação de um Sistema de Controlo de Gestão à medida das necessidades e dimensão da Empresa e que lhes permitisse recuperar o Controlo da organização e salvaguardar o seu futuro.

Implementação

O primeiro passo foi a realização de uma análise detalhada das operações da empresa para se entender com rigor a origem e a natureza dos problemas, bem como os processos utilizados pelos diversos intervenientes.

Em seguida, foi elaborado um diagnóstico estruturado, com base nos dados recolhidos, para identificar as principais áreas de melhoria e definir as ações necessárias. Este processo permitiu criar um plano de ação focado, que abordava especificamente as questões mencionadas.

Para resolver a questão do destino desconhecido dos materiais, implementou-se um sistema de registo que permitiu à empresa acompanhar a utilização dos materiais quase em tempo real, garantindo que cada item era contabilizado e alocado corretamente.

Para mitigar o problema do stock excessivo, introduziu-se um sistema de gestão de stocks mais eficiente. Este sistema permitiu à empresa monitorizar os níveis de stock, facilitando decisões informadas sobre encomendas de materiais e evitando a acumulação desnecessária de itens que não seriam utilizados. Foi também criada e formalizada uma nova Estratégia de Compras que passou a ser respeitada pelo seu Responsável.

Por último, para enfrentar a questão da rentabilidade incerta das obras, desenvolveu-se um sistema de controlo de custos e receitas que oferece uma visão clara e precisa da rentabilidade de cada projeto. Este sistema permitiu à empresa mitigar os riscos de derrapagens orçamentais e tomar decisões preventivas assim que eram identificados desvios. Para além disso, estes dados permitiu melhorar a qualidade dos Orçamentos elaborados e reduzir os desvios nos custos das obras.

Resultados

A implementação deste sistema de controlo de gestão trouxe resultados transformadores e de grande impacto para a Organização.

A gestão passou a ter um controle mais preciso e efetivo sobre os recursos e processos da empresa. Desta forma, o sistema de controlo de gestão não só melhorou a eficiência interna, mas também fortaleceu a resiliência financeira da empresa, posicionando-a de forma mais robusta para enfrentar futuros desafios e oportunidades.

Com uma periodicidade Mensal, os Gestores passaram a contar com um reporte atualizado sobre todas as obras que estavam a decorrer e as que tinham terminado, incluindo a execução orçamental e a previsão da rentabilidade final da obra.

O stock passou a ser acompanhado continuamente e foi estabelecida uma política rigorosa de compras que mitigou o risco de compras em excesso e a acumulação de monos, assim como o desaparecimento de materiais.

No que respeita a Gestão Financeira, foi elaborado um Plano Financeiro rigoroso para os meses e anos seguintes, com o objetivo de reduzir a dependência de Empréstimos bancários à medida que os vários projetos foram libertando liquidez.

Conclusão

O caso apresentado ilustra a importância vital de um sistema de controlo de gestão eficaz para a sustentabilidade de uma empresa, especialmente numa indústria tão competitiva e complexa como a construção civil. Este sistema não só permitiu à empresa tornar-se mais rentável, mas também reforçou a sua solidez para o futuro.

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